SOLENE / FIELD NOTE / HANGZHOU
杭州・西湖
西湖把聲音
放慢了。
一個市集活動之後,Solene 和立信沿西湖散步。湖邊的安靜,讓她說起活動現場最難處理的,從來不只是突發。
SOLENE 在路上 / 現場手記

市集散場的時候,天色還沒有完全暗下來。有人停在攤位前拍照,有人隔著幾步問朋友值不值得排隊;工作人員收線、收牌,把桌面慢慢擦回原來的樣子。人群沒有一下子消失,只是一層一層地散開,像活動完場後,現場還留著一點不肯即刻靜下來的溫度。
我和立信沒有急著叫車,沿路走到西湖。湖邊的風不大,水面很平,遠處的光被拉成細細的一道。那種安靜不是甚麼都沒有發生,而是這一刻,終於不需要我先回覆誰、不需要先判斷哪一句話要立刻處理。
立信看了我一眼,笑說:「剛才你在市集裡望得那麼專心,我猜你一定是在想香港做活動的事。」我說,是啊;不過想起的不是最忙的那一次。
他說:「那應該難不到你。你做了那麼多年,現場有甚麼突發,大概一早已經知道會在哪裡出現。」我笑了一下。下雨、物料遲到、咪高峰沒有聲、嘉賓早到、有人找不到入口——這些事情雖然麻煩,但它們通常很清楚;一件事一件事拆開做,總有方法。
真正令現場難起來的,是每一個人都站在那裡,也每一個人都真心希望活動更好。負責市場推廣的同事想把品牌畫面做得再突出一些;PR 同事希望鏡頭多留一會兒;管理層看到人流,會忽然想到可不可以多加一個互動位置;而之前逐項對接、確認過流程的同事,可能正在另一邊接待嘉賓,未必有機會把所有背景重新說一遍。
於是,一句句新意見會在現場出現:這裡可不可以再放一個?不如把那個環節拉長一點?如果賓客從另一邊進來,畫面會不會更好?每一句聽起來都有道理。可是活動不是一張可以無限加頁的紙;動線、時間、人手、音響、物料和已到場的賓客,不會因為一個新想法就多出來。
不是每一句意見,都要在同一刻變成指令;但每一個真心想把事情做好的人,都值得被好好聽見。
我跟立信說:「最難的不是意見多。最難的是,當每一句意見都好像要即刻變成指令,現場就沒有時間問:這件事現在做,究竟做不做得到?」他沒有馬上接話,只是把手上的飲料放到長椅旁邊。
「你不是不想聽。」他說。當然不是。做活動的人最不應該怕聽意見,因為站在不同位置的人,看到的東西真的不一樣;只是聽到和立刻答應,從來不是同一回事。有些意見適合留給下一次,有些可以換一種方式做到,有些則要有人先講清楚:現在,我們要守住的是甚麼。現場不是辯論賽;不是要證明誰的意見贏,而是要讓到場的人感到整件事是順的。
湖上的光再暗了一點。西湖沒有替我決定怎樣處理下一個現場,卻讓我重新記起:專業有時不是最快說可以,也不是最堅持說不可以;而是在一堆都很合理的聲音裡,仍然能把事情帶回可以完成的位置。
Q&A / FIELD NOTE
讀到這裡,還可以問甚麼?
這篇杭州手記想處理的是甚麼問題?
它談的不是反對意見,而是在活動現場中,如何讓多方的合理想法回到共同目標、資源與可執行的次序。
這篇文章是否記錄特定品牌或客戶的活動?
不是。文章不公開活動名稱、客戶名稱或個案結果;它只整理 Solene 提供的現場管理感受與可普遍討論的工作觀察。



